Tillbaka till Digitalwellarena
Syftet med förberedelsefasen
Under förberedelsefasen planeras och fastställs förutsättningarna för testet utifrån det som framkommit under arbetet med behov och matchning. Förutsättningarna dokumenteras i planer för testet och projektet bemannas och resurssätts.
Planer och dokumentation
Projektplan
Här samlas all viktig information om testet. Se planen som en karta som leder dig från start till mål. Det krävs ingen magi för att skapa en projektplan för testet utan det handlar framför allt om att konkretisera, förtydliga och beskriva testet och dess beståndsdelar – VARFÖR, VAD, VEM, HUR till mål, deltagare, resurser osv. Tänk på att involvera alla testets deltagare i planen. Det kommer att underlätta samarbetet framåt och ökar deltagarnas engagemang och vilja att ta ansvar för sina delar. Glöm inte att utomstående ska kunna förstå er projektplan så krångla inte till saker i onödan.
Visst kan det ta tid och energi, men att göra en plan är enklare än vad du tror. Rent spontant kanske du tycker att det känns onödigt och att du vill kasta dig in i testandet och börja jobba direkt. Men tänk då på att en bra planering med ett tydligt syfte och mål kommer att hjälpa er att utföra testet tryggt och effektivt. Det ska vara roligt och lätt att förstå. Då blir det enklare att hantera eventuella avvikelser som kan uppstå längs med vägen.
En tydlig plan säkerställer också att alla parter agerar utifrån samma spelplan. Därför behöver den testande verksamheten och företaget – vars tjänst eller produkt ska testas, vara överens om innehållet i projektplanen innan testet startar. De behöver delta på likvärdiga villkor i både möte och arbete framöver.
Projektplanen, tillsammans riskanalys och kommunikationsplan fastställs av projektägaren för testet.
Riskanalys
Riskanalysen handlar om att använda sig av all tillgänglig information för att identifiera och beskriva risker som kan uppstå. Med hjälp av analysen bedöms sannolikheten för olika oönskade händelser och dess konsekvenser.
Syftet med att göra en riskanalys är att skapa ett underlag för beslut om vilka säkerhetsåtgärder som ska införas, men också att höja medvetenheten om sårbarheter och risker som kan inträffa. I en riskanalys behöver du besvara tre frågor:
- Vad kan hända?
- Hur sannolikt är det?
- Vad blir konsekvenserna?
Använd den riskanalysmodell som bäst passar dig och din verksamhet. Det viktiga är att ni tillsammans beskriver och beräknar riskerna, samt definierar åtgärder för att kunna hantera riskerna direkt, eller då de uppstår.
Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen är ett stöd för att kommunicera med en målgrupp, både internt och externt. Den bör innehålla en inledning med bakgrund, ett nuläge, definitioner och avgränsningar. Identifiera dina målgrupper. Vilka är prioriterade? Vilka behov, förutsättningar och förkunskaper har de?
Om kommunikationen ska bli framgångsrik behöver du kunna relatera till din målgrupps intresse, kunskap och engagemang i de ämnen du önskar kommunicera. Det är hos målgruppen du bäst mäter effekten av dina kommunikationsinsatser.
Ett tips är att redan från start definiera konkreta kommunikationsaktiviteter. Tänk på vad som ska kommuniceras, när, genom vilken kanal och vem som är ansvarig (beroende av mängden intressenter och uppdragets komplexitet).
Kommunikationsplanen hjälper projektledaren att förstå viktiga aspekter kring testet, såsom beslutsvägar och hur resultatet behöver spridas för att ge värde.
Använd den kommunikationsplan du är bekväm med. I projektplanen finns utrymme för att beskriva din plan för kommunikationen, men ett specifikt dokument hjälper dig att djupare identifiera viktiga intressenter och aktiviteter för kommunikation av testets resultat. Det är viktigt att testdeltagarna får vara med i arbetet med att identifiera och definiera målgrupper och kommunikationsaktiviteter.
Deltagare och roller
Identifiera vilka funktioner och roller som ska vara med under testet. Säkerställ att de medverkar i hela processen, från förberedelse till avslut.
Projektägare
Projektägaren är den aktör som har nytta av lösningen och kan besluta och ta hand om (förvalta, använda, sprida) resultatet av testprojektet.
Styrgruppsmedlem
För att skapa engagemang behövs ett brett deltagande från verksamheten genom deltagande från projektägare, IT-drift/-strateg, upphandling, controller, utveckling, förvaltningsledare och HR i en styrgrupp för testet. I styrgruppen behöver det finnas ett tydligt mandat, men sammansättning beror på vad som ska testas. Varje styrgruppsmedlem har i uppdrag att:
Styra mot ett väntat (utvärderande) eller oväntat (utforskande) resultat, som ger hållbar nytta och ett organisatoriskt lärande över gränserna.
Skapa insyn, det vill säga att respektive styrgruppsmedlem tar med sitt perspektiv in i testet och bidrar till en helhetsbild tillsammans med övriga medlemmar.
Prioritera resurser och vid behov omformulera uppdraget baserat på nya insikter.
Ge hjälp och stöd.
Projektledare
En projektledare utses från både testande verksamhet och från företaget. Båda aktörerna behöver en utsedd representant som huvudansvarig för genomförandet. Projektledarna leder testet framåt tillsammans. Verksamhetens projektledare bör själv delta operativt i testet. Företagets projektledare säkerställer att överenskommen funktionalitet och support finns under testets genomförande.
Testdeltagare
Testdeltagare är de personer som praktiskt kommer att delta i själva testet och leds av verksamhetens projektledare. Tillsammans utgör de testgrupp i testprojektet.
Processledare
Om det saknas kapacitet eller mognad att leda testprocessen kan det finnas behov av ett ytterligare stöd i form av en gemensam processledare. Rollen säkerställer strukturen och bidrar till ett tryggt test. Processledaren bör vara erfaren inom områden som projekt-, förändrings- och innovationsledning, samt ha förståelse för principerna och ramverket för att testa i verklig miljö.
Testledare och processledare behöver vara överens och tydliggöra ansvarsgränser, till exempel vem som kallar till och förbereder vilka möten.
En lämplig processledare anlitas förslagsvis från ett befintligt innovations- eller testprojekt i din egen, eller annan geografisk region, alternativt från en nationell innovationsmiljö, exempelvis DigitalWell Arena, eller motsvarande. Tänk på att du genom att ”låna” in en processledare från en annan organisation bidrar till att testet får ytterligare spridning och skalning av lärdomar samt bidrar till en ökad interaktion över gränserna.
Hens uppdrag är att:
Ha en neutral roll och agera stöd till både verksamheten och företaget.
Stötta i ramverket för test i verklig miljö för att säkerställa ett tryggt och säkert test. I uppdraget ingår inte att delta i det praktiska testet.
Säkerställa att det tas hänsyn till aspekterna kring spridning och skalning av nya insikter, kunskaper och resultat, i både planering och avslut av testet.
Referensperson
Referensgrupp kan användas som expertstöd eller för skalning av processen/lärdomar längs vägen.
Övergripande planering
Tidplan
Tänk på att ett test ska genomföras under en begränsad tidsperiod och ha ett tydligt start och stopp. Bedömningen av tidsåtgången beror helt på vad som ska testas och den frågeställning, eller avsikt som finns med testet. Respektera att det tar tid att komma igång och bygga relationer, samtidigt som ett test behöver avslutas oavsett om båda aktörer vill fortsätta eller inte. En rekommenderad tid för ett test är runt två till sex månader.
Budget, kostnader och finansiering
De deltagande organisationerna ska själva stå för respektive insats och personalkostnad. Detta för att testprojektet ska vara så neutralt som möjligt. Principen är att deltagande organisationer deltar utifrån ett eget intresse och motivation att tillsammans genomföra ett testprojekt som leder till lärande och erfarenhetsutbyte.
Kompletterande analys och värden
Verksamheten och företagen har tillsammans kapacitet att genomföra ett test till en viss nivå, men ibland kan det finnas behov av att lägga till ytterligare analyslager för att kunna besvara aktuell frågeställning, eller uppfylla avsikten med testet.
Analyser, genomlysningar och andra resurser kan adderas för att stärka resultatet av testen, eller interaktionen med testad tjänst eller produkt. Den adderade analysen kan genomföras innan, under eller efter testen. Oavsett ökar det insikterna och genererar ny kunskap, samt adderar värde till ett eventuellt fortsatt arbete, eller beslut.
- Effekt- och nyttokalkyl – Analys av nyttor och ekonomiska eller tidsmässiga effekter.
- Genomlysning av tjänst – En oberoende analys av tjänsten eller produkten som ska testas. Bidrar till ökad transparens och trygghet kring tekniska aspekter inför test. Läs mer om Genomlysning här.
- Forskningsstudie som kan stärka värdeanalysen, exempelvis kopplat till användarperspektivet, eller ny utdata i förhållande som kan stärka validering eller evidens kring tjänsten som testas.
