Tillbaka till Digitalwellarena
Syfte med genomförandefasen
Under genomförandefasen så utförs det planerade testet i verklig miljö. Planerna används som stöd för arbetet och status rapporteras till testprojektets styrgrupp.
Planer, dokumentation och rapportering
Projektplan
Projektplanen hjälper samtliga deltagare och intressenter av testet att hålla koll på syfte, mål, tid, aktiviteter och resurser, samt vad som ska verifieras. Glöm därför inte att stämma av progressen av testet med vad som har beslutats i projektplanen.
Riskanalys
Riskanalysen är ett bra stöd till projektledaren och styrgrupp under testets gång. Genom att stämma av status mot riskanalysen hålls riskerna under kontroll. Dessutom reduceras sannolikheten att något inträffar.
Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen är ett stöd för projektledaren för att kunna nå ut med relevant information till identifierade intressenter under testperioden.
Statusrapport
Med statusrapporten förmedlar projektledaren testets progress och rapporterar status vid varje styrgruppsmöte. Genom att skicka ut statusrapporten i god tid kan styrgruppen förbereda sig och vara ett bra stöd in i testet. Tänk på att statusrapporteringen bygger en berättelse i både skrift och bild kring hur det ser ut i verksamheten när testet genomförs. Berättelsen kommer bidra till ett sammanhang där lärandet stärks mellan olika verksamheter och organisatoriska gränser. Rapporten kan även förmedlas till eventuella referenspersoner, eller andra intressenter.
Dokumentation av nyckelhändelser
Nyckelhändelser kan vara både positiva och negativa. Tillsammans bidrar de till berättelsen genom att beskriva testets progress och resultatet. Dessa händelser bör tidsättas för att tydliggöra när de uppstod, exempelvis tidigt eller i slutet.
Deltagare och roller
Styrgruppsmedlem
Styrgruppsmedlemmen deltar i styrgruppen. Styrgruppen bör ha ett brett deltagande från verksamheten, såsom projektägare (obligatorisk), IT-drift/-strateg, upphandling, controller, utveckling, HR och företaget för att ge ett brett engagemang och deltagande. Det behöver också finnas ett mandat. Styrgruppens uppdrag är att : Styra mot ett väntat – utvärderande, eller oväntat – utforskande resultat som ger hållbar nytta och ett organisatoriskt lärande över gränser. Skapa insyn – att respektive styrgruppsmedlem tar med sitt perspektiv in i testet som tillsammans med de övriga bidrar till en helhetsbild i förhållande till testets omfattning, eller verksamhetens/organisationens förutsättningar. Prioritera resurser. Ge hjälp och stöd. Vid behov omformulera uppdraget baserat på nya insikter under testets genomförande.
Projektledare
Projektledaren leder testet i verklig miljö. Verksamhetens projektledare leder arbetet i verksamheten och företagets projektledare leder arbetet från företagets sida. Projektledaren rapporterar status för testet till styrgruppen.
Testdeltagare
Testdeltagaren deltar i testet som genomförs. Tillsammans med projektledaren bildar testdeltagarna en testgrupp. Samtliga testdeltagare behöver känns sig välinformerade. Samarbetsklimatet bygger på transparens mod och tillit.
Processledare
Om det finns en processledare ska hen stötta och processleda verksamhetens och företagets projektledarna som utsetts av projektägaren. Processledaren säkerställer strukturen i testen.
Mötesstruktur
Testgruppsmöte
Testgruppen har regelbundna arbetsmöten för att informeras om testets progress och för att säkerställa att test- och effektmål nås. Dessa möten genomförs mellan styrgruppsmöten.
Styrgruppsmöte
Styrgruppsmöten används för beslut och förankring. Säkerställ att du har en plan för genomförandet av dessa strategiska möten. Det är viktigt med tydlighet, delaktighet och en neutral mötesledning. Om det är ett kort test hjälps du av att ha en struktur:
-
Finns det beslut som behöver tas?
Se beslutspunkter i projektplanen.
-
Hur kan styrgruppsmedlemmarna vara ett stöd till testets genomförande?
Vilken feedback behövs? Dessa möten bör vara korta och effektiva.
Exempel på upplägg för styrgruppsmöten och beslutspunkter:
- Styrgruppsmöte 1 – Beslut att starta test
- Styrgruppsmöte 2 – Statusrapport
- Styrgruppsmöte 3 – Statusrapport
- Styrgruppsmöte x – Statusrapport
- Styrgruppsmöte (sista) – Beslut att avsluta test
Övriga möten
Möten för avstämning med exempelvis andra aktörer tas vid behov.
