Den första fasen av den upphandlade utvecklingsprocessen
I den inledande konceptfasen får alla leverantörer som kvalificerat sig arbeta fram ett koncept som svarar mot de identifierade behoven. Viktigt är att tidsspannet ska vara kort för att snabbt kunna komma vidare i innovationsprocessen.
I processen är det centralt att man fortsatt följer de fem grundläggande principerna: icke-diskriminering, likabehandling, proportionalitet (rimlig kravställning), ömsesidig erkännande, samt öppenhet. Detta säkerställs i hur interaktionen mellan behovsägarna och leverantörer utformas i processen, exempelvis genom lika förutsättningar för alla leverantörer i inhämtandet och delningen av information med behovsägare. För att öka takten och skapa bästa förutsättningar för utvecklingen av lösningarna delas information och diskuteras gemensamt med alla leverantörer samlade.
I modellen Demand Acceleration kompletteras upphandlingsprocessen med ett affärsutvecklingsstöd till leverantörerna för att se till att affärsperspektivet integreras tidigt och förutsättningarna till en marknadsintroduktion ökar.
I caset ”Upplev min verklighet” var konceptfasen fyra veckor, och leverantörerna ersattes med 25 000 från upphandlingsbudgeten.
Under första veckan fick varje leverantör fick hålla en individuell workshop med behovsägarna (kognitionsteamet på vård- och omsorgsförvaltningen i Karlstads kommun). Efter de individuella workshoparna samlades alla leverantörer och kognitionsteamet för ett sammanfattande möte.
Behovsägarnas insikt hade förändrats så mycket inledningen, som ett resultat av sju olika workshops, att de ville säkerställa att alla leverantörer lämnade vecka 1 med samma information. Under återstoden av hela upphandlingsprocessen skrev behovsägarna ner alla nya insikter i en gemensam wiki allteftersom de uppstod.
Varje leverantör hade även en individuell session med affärsutvecklare från DigitalWell GovTech Incubator med en introduktion till KTH Innovation readiness levels, ett utvärderingsverktyg för att bedöma leverantörens och lösningens mognadsnivå och på ett strukturerat sätt se progress och potentiella svagheter.
Se mer information om respektive mognadsnivå på: https://kthinnovationreadinesslevel.com/
En preliminär utvärdering genomfördes av varje leverantörs Team Readiness Level. Leverablerna för respektive mognadsnivå presenterades också, utifrån tröskelvärdena för att bli godkänd efter konceptfasen. Leverablerna och utvärderingskriterierna utvecklades med målet att vara så minimalistiska som möjligt samtidigt som de täckte in de mest kritiska aspekterna av den föreslagna lösningen.
Leverantörerna lösningskoncept utvärderades och bedömdes även med ett ”go” alternativt ”no go” enligt nedanstående kriterier.
För att få kontraktet förlängt krävdes ”go” på samtliga kriterier.
Flexibilitet – Har den föreslagna lösningen potential att stödja olika typer av upplevelser baserade på olika typer av kognitiv svikt?
Engagemang – Har den föreslagna lösningen potential att engagera användarna känslomässigt? ”Gåshudsfaktorn”
Enkelhet – Skulle den föreslagna lösningen kunna implementeras med rimliga anpassningar, och ansträngingar från verksamheten? Det borde även vara möjligt för flera användare att uppleva samma scenario samtidigt, och lösningen behöver enkelt kunna transporteras till andra platser.
Baserad på KTH Innovation Readiness Levels, behövde företagen att ha uppnått följande mognadsnivåer, i relation till den föreslagna lösningen:
· Team Readiness level 6
· Business readiness level 2
· Sustainability readiness level 2
· Finance readiness level 2
Har du frågor, inspel eller är intresserad av att vara med?
Det regionala projektet DigitalWell finansieras av Europeiska Unionen – Europiska regionala utvecklingsfonden. Syftet med DigitalWell är att vi tillsammans ska utveckla digitala lösningar för behov inom välfärden med användarens egenförmåga i fokus.
